1. Geltungsbereich und Vertragsparteien
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des kommunalen Internetportals der Stadt Köln (nachfolgend „Portal“) durch registrierte Nutzer. Vertragspartner sind die Stadt Köln, vertreten durch den Oberbürgermeister, und der jeweilige Nutzer.
2. Registrierung und Nutzungsberechtigungen
2.1 Berechtigung zur Registrierung
Zur Registrierung berechtigt sind:
- Mitarbeiter der Stadtverwaltung Köln
- Mitarbeiter städtischer Gesellschaften und Beteiligungen
- Externe Dienstleister im Rahmen bestehender Verträge mit der Stadt Köln
- Weitere Personen nach Einzelfallprüfung durch die zuständige Stelle
2.2 Registrierungsverfahren
Die Registrierung erfolgt durch Angabe der erforderlichen Daten und Bestätigung dieser Nutzungsbedingungen. Die Freischaltung behält sich die Stadt Köln vor.
3. Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung
3.1 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für freiwillige Zusatzangaben
- § 3 Abs. 1 DSG NRW
3.2 Datenverarbeitungsumfang
Folgende Daten werden verarbeitet:
- Pflichtangaben: Name, Vorname, dienstliche E-Mail-Adresse, Organisationseinheit, Funktion
- Freiwillige Angaben: Telefonnummer, Profilbild, Kompetenzbereiche, Projektbeteiligungen
- Systemdaten: Anmeldedaten, Nutzungsstatistiken, Protokolldaten
3.3 Zwecke der Datenverarbeitung
- Bereitstellung der Portalfunktionen
- Kommunikation zwischen Nutzern
- Projektkoordination und Wissensmanagement
- Systembetrieb und -sicherheit
4. Datenschutzrechtliche Bestimmungen
4.1 Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Stadt Köln als Betreiberin des Portals. Bei externen Nutzern erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.
4.2 Datenübermittlung
Eine Übermittlung der Daten an Dritte erfolgt nur:
- Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen
- Mit ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen
- An Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
4.3 Betroffenenrechte
Der Nutzer hat das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
5. Pflichten der Nutzer
5.1 Sorgfaltspflichten
Der Nutzer verpflichtet sich:
- Ausschließlich wahrheitsgemäße Angaben zu machen
- Zugangsdaten vertraulich zu behandeln
- Die Sicherheitsbestimmungen einzuhalten
- Verstöße unverzüglich zu melden
5.2 Datenschutzkonformität
Bei der Einstellung von Inhalten ist der Nutzer verpflichtet:
- Personenbezogene Daten Dritter nur mit deren Einwilligung zu verarbeiten
- Die Grundsätze der Datenminimierung zu beachten
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten zu vermeiden
6. Haftung und Gewährleistung
6.1 Haftungsbeschränkung
Die Stadt Köln haftet nur für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen, soweit gesetzlich zulässig.
6.2 Verfügbarkeit
Die Stadt Köln bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Portals, kann jedoch keine Gewähr für eine unterbrechungsfreie Nutzung übernehmen.
7. Speicherdauer und Löschung
7.1 Regelungen zur Speicherdauer
- Pflichtangaben: Speicherung für die Dauer der Nutzungsberechtigung
- Freiwillige Angaben: Speicherung bis zum Widerruf
- Protokolldaten: Speicherung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
7.2 Löschung bei Beendigung
Bei Beendigung der Nutzung werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
8. Änderungen der Nutzungsbedingungen
Änderungen dieser Nutzungsbedingungen werden den Nutzern rechtzeitig mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen ist eine erneute Zustimmung erforderlich.
9. Schlussbestimmungen
9.1 Anwendbares Recht
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
9.2 Gerichtsstand
Ausschließlicher Gerichtsstand ist Köln.
9.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.